Break-even berechnen: ab wann du als Selbstständiger lebst

Break-even: die wichtigste Zahl deiner Selbstständigkeit

Der Break-even-Point ist der Umsatz, ab dem du weder Verlust noch Gewinn machst. Wer ihn kennt, weiß genau, wie viele Aufträge oder Stunden pro Monat nötig sind, damit die Rechnung aufgeht — und hört auf, nach Gefühl zu kalkulieren. In diesem Artikel rechnest du ihn Schritt für Schritt aus, in Umsatz, in Aufträgen und in Arbeitsstunden.

Fixkosten und variable Kosten sauber trennen

Die gesamte Break-even-Rechnung steht und fällt mit dieser Unterscheidung.

Fixkosten fallen an, egal ob du diesen Monat einen Auftrag hast oder keinen: Büromiete, Versicherungen, Software-Abos, Leasingrate, Steuerberatung, Telefon und Internet, Weiterbildung. Auch deine private Seite gehört dazu, wenn du ehrlich rechnen willst — Miete, Lebenshaltung, Kranken- und Altersvorsorge.

Variable Kosten entstehen nur, wenn du produzierst oder verkaufst: Material, Wareneinsatz, Fremdleistungen, Versand, Transaktionsgebühren von Zahlungsdienstleistern, projektbezogene Reisekosten.

Zwei Regeln aus der Praxis:

• Rechne immer netto, also ohne Umsatzsteuer. Die USt ist durchlaufender Posten, kein Umsatz.
• Rechne Jahreskosten auf den Monat herunter. Eine Versicherungsprämie von 1.200 Euro im Jahr sind 100 Euro Fixkosten im Monat, auch wenn sie im März auf einmal abgebucht wird.

Deckungsbeitrag: was vom Umsatz übrig bleibt

Der Deckungsbeitrag ist Umsatz minus variable Kosten. Er ist der Betrag, der zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung steht — daher der Name.

Für die Rechnung brauchst du die Deckungsbeitragsquote: Deckungsbeitrag geteilt durch Umsatz. Wenn 10 Prozent deines Umsatzes für Material und Fremdleistungen draufgehen, liegt sie bei 90 Prozent.

Daraus ergibt sich die Grundformel:

Break-even-Umsatz = Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote

Bei reinen Dienstleistern ohne Wareneinsatz liegt die Quote nahe 100 Prozent, dort entspricht der Break-even fast exakt den Fixkosten. Im Handel mit 60 Prozent Wareneinsatz brauchst du dagegen das Zweieinhalbfache deiner Fixkosten an Umsatz.

Beispielrechnung: Dienstleisterin mit 1.400 Euro Fixkosten

Nehmen wir eine Selbstständige mit einem kleinen Büro, 10 Prozent variablen Kosten (Fremdleistungen, Zahlungsgebühren) und einem Stundensatz von 85 Euro netto.

Der rein betriebliche Break-even liegt damit bei 1.400 ÷ 0,90 = 1.556 Euro Umsatz im Monat. Davon kann sie allerdings nicht leben — sie muss auch privat etwas entnehmen und Steuern zurücklegen.

Sie braucht 2.800 Euro netto im Monat für Lebenshaltung, Krankenversicherung und Altersvorsorge. Bei einer Steuerrücklage von 30 Prozent bedeutet das einen nötigen Gewinn vor Steuern von 2.800 ÷ 0,70 = 4.000 Euro.

Gegenprobe: 6.000 Euro Umsatz minus 600 Euro variable Kosten ergibt 5.400 Euro Deckungsbeitrag. Minus 1.400 Euro Fixkosten bleiben 4.000 Euro Gewinn, davon 30 Prozent Steuerrücklage — es bleiben genau die 2.800 Euro.

Break-even in Stunden und Aufträgen

Ein Umsatzziel ist abstrakt. Rechne es deshalb in die Einheit um, in der du wirklich arbeitest.

In Stunden: 6.000 € ÷ 85 € = 70,6 → rund 71 verrechenbare Stunden pro Monat. Das ist nicht deine Arbeitszeit. Realistisch sind bei Selbstständigen 50 bis 65 Prozent der Arbeitszeit fakturierbar, der Rest geht in Akquise, Angebote, Buchhaltung und Weiterbildung. Bei 60 Prozent Quote entspricht der Break-even etwa 118 Arbeitsstunden im Monat, also gut 27 Stunden pro Woche.

In Aufträgen: Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 1.500 Euro netto sind es vier Aufträge pro Monat, also 48 im Jahr.

Diese Zahl ist der eigentliche Nutzen der Rechnung: Du weißt jetzt, wie voll deine Pipeline sein muss. Wenn du für vier Aufträge erfahrungsgemäß zwölf Angebote schreiben musst, ist das dein Akquiseziel. Prüfe den zugrunde liegenden Stundensatz gegen, bevor du weiterrechnest — dafür gibt es den Stundensatz-Rechner und die ausführliche Anleitung unter Stundensatz berechnen.

Was sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz unterscheidet

Die Break-even-Formel ist reine Betriebswirtschaft und in allen drei Ländern identisch. Unterschiedlich ist nur, wie hoch der Fixkostenblock ausfällt — vor allem bei Sozialversicherung und Steuerrücklage.

Für die Kalkulation heißt das: In Österreich und der Schweiz gehören die Pflichtbeiträge als planbarer Fixkostenblock in die Rechnung, in Deutschland kommen Kranken- und Altersvorsorge in sehr unterschiedlicher Höhe dazu. Die Steuerrücklage von 30 Prozent im Beispiel ist ein grober Richtwert — der tatsächliche Satz hängt von deinem Einkommen und in der Schweiz zusätzlich von Kanton und Gemeinde ab.

Rechne deinen Break-even direkt für dein Land: Break-even Deutschland, Break-even Österreich oder Break-even Schweiz.

Worauf du achten musst

Brutto und netto vermischen. Umsatzsteuer ist kein Umsatz. Wer mit Bruttozahlen rechnet, überschätzt seinen Deckungsbeitrag um den vollen Steuersatz.

Den eigenen Unternehmerlohn vergessen. Der klassische Break-even deckt nur die Betriebskosten. Ohne kalkulatorischen Unternehmerlohn und Steuerrücklage ist die Zahl wertlos.

Mit 100 Prozent Auslastung rechnen. Urlaub, Krankheit, Feiertage und Leerlauf zwischen Projekten kosten leicht ein Viertel des Jahres. Rechne mit 10 bis 11 produktiven Monaten, nicht mit zwölf.

Einmalig rechnen und nie wieder. Fixkosten wachsen schleichend über Abos und Versicherungen. Prüfe den Break-even mindestens einmal im Jahr neu.

Nachzahlungen ausblenden. Steuer- und Sozialversicherungsnachzahlungen für Vorjahre sind keine variablen Kosten, sondern gehören in die Liquiditätsplanung — sonst reißt dir ein guter Monat im Nachhinein das Budget auf.

Häufige Fragen

Gehört mein eigener Lohn in die Fixkosten?

In die klassische betriebswirtschaftliche Formel nicht, in eine brauchbare Planung schon. Rechne beide Varianten: den betrieblichen Break-even als absolute Untergrenze und den Break-even inklusive Privatentnahme und Steuerrücklage als realistisches Ziel.

Wie oft sollte ich den Break-even neu berechnen?

Einmal jährlich und immer dann, wenn sich etwas Größeres ändert — neue Miete, neues Fahrzeug, Wechsel der Krankenversicherung oder eine Preisanpassung. Fünf Minuten Rechnen ersparen dir ein halbes Jahr Fehleinschätzung.

Was mache ich, wenn der Break-even unerreichbar hoch ist?

Es gibt genau drei Hebel: Preise erhöhen, variable Kosten senken oder Fixkosten streichen. Der Preis wirkt am stärksten, weil er voll in den Deckungsbeitrag geht — zehn Prozent mehr Stundensatz senken die nötige Stundenzahl sofort spürbar.

Gilt die Formel auch im Handel oder bei Produkten?

Ja, nur ist die Deckungsbeitragsquote dort viel niedriger. Rechne den Deckungsbeitrag pro Stück aus und teile die Fixkosten dadurch — das Ergebnis ist die Break-even-Menge statt eines Umsatzes.