Mahnung schreiben: Verzugszinsen richtig durchsetzen

Wenn der Kunde nicht zahlt: Mahnung und Verzugszinsen

Offene Rechnungen sind für Selbstständige das größte Liquiditätsrisiko — und die meisten warten viel zu lange, bevor sie etwas unternehmen. Dabei gibt dir das BGB nach 30 Tagen automatisch Zinsen und eine Pauschale, ohne dass du überhaupt gemahnt haben musst. Hier steht, wann Verzug eintritt, wie viel du verlangen darfst und wie eine Mahnung aussieht, die wirkt.

Wann Verzug automatisch eintritt

Der wichtigste Satz zuerst: Du brauchst keine Mahnung, damit Verzug eintritt. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug — automatisch, ohne dein Zutun.

Daneben gibt es drei weitere Auslöser nach § 286 Abs. 1 und 2 BGB:

• Du hast gemahnt (dann ab Zugang der Mahnung)
• Auf der Rechnung steht ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel (zum Beispiel „zahlbar bis 15. November“) — dann ab dem Folgetag, ganz ohne 30-Tage-Frist
• Der Kunde verweigert die Zahlung ernsthaft und endgültig

Ein Unterschied gilt bei Privatkunden: Die 30-Tage-Automatik greift nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Ein Satz wie „Die Rechnung ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen zu zahlen; danach tritt Verzug ein“ gehört deshalb in jede Rechnung an Verbraucher. Bei Unternehmern brauchst du diesen Hinweis nicht. Welche Angaben sonst noch auf die Rechnung müssen, steht in Rechnungen schreiben: Pflichtangaben.

Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung — was wirklich nötig ist

Die dreistufige Mahnkette ist eine kaufmännische Gewohnheit, kein Gesetz. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, oft sogar keine. Wer dreimal höflich erinnert, verschenkt sechs bis acht Wochen.

Sinnvoll ist dieser Ablauf:

Wichtig ist die Frist mit Datum. „Bitte zeitnah“ ist keine Frist. Und wenn die Frist abläuft, muss auch passieren, was du angekündigt hast — sonst lernt der Kunde, dass er dich ignorieren kann.

Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale

Ab Verzugsbeginn stehen dir Zinsen zu (§ 288 BGB). Wie hoch, hängt davon ab, wer dein Kunde ist:

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli neu festgesetzt. Den aktuellen Wert musst du vor jeder Mahnung nachsehen — er ändert sich regelmäßig und kann auch negativ sein.

Zusätzlich gilt im B2B-Geschäft die Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB. Sie fällt pro offener Forderung an, unabhängig vom Rechnungsbetrag, und du musst dafür keinen Schaden nachweisen. Gegenüber Verbrauchern gibt es sie nicht. Schaltest du später einen Anwalt ein, wird die Pauschale auf dessen Gebühren angerechnet.

Beide Posten sind Schadenersatz und damit nicht umsatzsteuerbar. Du schreibst sie ohne Umsatzsteuer auf die Mahnung — sie tauchen also auch nicht in der Voranmeldung auf, anders als die ursprüngliche Rechnung. Wie sich die auswirkt, rechnest du mit dem Umsatzsteuer-Rechner nach.

Textvorlage für deine Mahnung

Betreff: Mahnung zu Rechnung 2026-114 vom 12.09.2026

Sehr geehrte Frau Weber,

unsere Rechnung 2026-114 über 3.500,00 EUR war am 26.09.2026 zur Zahlung fällig. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht zu verzeichnen.

Wir fordern Sie daher auf, den offenen Betrag bis zum 10.11.2026 auf das unten genannte Konto zu überweisen.

Position	Betrag
Rechnung 2026-114	3.500,00 EUR
Verzugszinsen (45 Tage)	47,47 EUR
Verzugspauschale § 288 Abs. 5 BGB	40,00 EUR
Gesamt	3.587,47 EUR

Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Mit freundlichen Grüßen

Kurz, sachlich, mit Datum und beziffertem Betrag. Keine Drohungen, keine Vorwürfe — das schwächt nur.

Beispielrechnung: 3.500 Euro, 45 Tage Verzug

Angenommen, du hast einem Geschäftskunden 3.500 Euro in Rechnung gestellt und er zahlt 45 Tage nach Verzugsbeginn. Für die Rechnung nehmen wir einen Basiszinssatz von 2,00 Prozent an — das ist ausdrücklich nur eine Annahme zur Veranschaulichung, den echten Wert holst du dir bei der Bundesbank.

87 Euro sind kein Vermögen, aber sie decken deinen Aufwand und signalisieren: Hier wird nachgehalten. Der eigentliche Schaden liegt woanders — 45 Tage Wartezeit auf 3.500 Euro sind bei 90 Euro Stundensatz rund 39 vorfinanzierte Arbeitsstunden. Plane Zahlungsausfälle deshalb als Risikoaufschlag ein, etwa über den Stundensatz-Rechner.

Gerichtliches Mahnverfahren und Verjährung

Zahlt der Kunde nach der Mahnung nicht, ist der Mahnbescheid der nächste Schritt. Du beantragst ihn online beim zuständigen Mahngericht. Die Gerichtskosten richten sich nach dem Streitwert und liegen bei kleineren Forderungen im niedrigen zweistelligen Bereich — sie werden dem Schuldner auferlegt, wenn er nicht widerspricht.

Der Ablauf: Mahnbescheid zugestellt, Schuldner hat zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Kommt keiner, beantragst du den Vollstreckungsbescheid und hast einen 30 Jahre gültigen Vollstreckungstitel. Kommt ein Widerspruch, geht die Sache ins normale Gerichtsverfahren.

Zur Verjährung: Rechnungen verjähren in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus 2026 verjährt also am 31.12.2029. Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht — nur ein Mahnbescheid, eine Klage oder ein schriftliches Anerkenntnis des Schuldners tun das. Wer im Dezember alte Außenstände findet, muss schnell sein.

Worauf du achten musst

Nicht zu lange warten. Je älter die Forderung, desto schlechter die Chancen. Nach drei Monaten ist ein Kunde oft insolvent oder unauffindbar.

Zugang der Rechnung beweisen können. Bei Streit musst du belegen, wann die Rechnung angekommen ist. E-Mail mit Sendenachweis reicht in der Praxis meist, ein Einwurf-Einschreiben bei der Mahnung ist sicherer.

Den Hinweis für Verbraucher vergessen. Ohne ihn läuft die 30-Tage-Automatik bei Privatkunden nicht, und du musst erst mahnen, bevor Zinsen laufen.

Mahngebühren erfinden. Eigene Mahngebühren von 5 oder 10 Euro sind ohne wirksame Vereinbarung nicht durchsetzbar. Zinsen und die 40-Euro-Pauschale sind gesetzlich geregelt — mehr brauchst du nicht.

Häufige Fragen

Muss ich vor dem Mahnbescheid überhaupt gemahnt haben?

Nein. Wenn Verzug bereits durch Fristablauf eingetreten ist, kannst du direkt den Mahnbescheid beantragen. In der Praxis ist eine Mahnung mit Frist trotzdem sinnvoll — sie klärt Missverständnisse und kostet nur wenige Minuten.

Bekomme ich die 40 Euro auch von Privatkunden?

Nein. Die Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz kannst du aber sehr wohl verlangen.

Fällt auf Verzugszinsen Umsatzsteuer an?

Nein. Verzugszinsen und die Pauschale sind Schadenersatz und kein Entgelt für eine Leistung. Du weist sie ohne Umsatzsteuer aus, die ursprüngliche Rechnung bleibt davon unberührt.

Was mache ich, wenn der Kunde die Leistung bemängelt?

Dann ist die Forderung möglicherweise nicht fällig und Verzug tritt nicht ein. Kläre die Mängelrüge schriftlich, bevor du mahnst — ein Mahnbescheid gegen eine berechtigte Beanstandung kostet dich am Ende die Verfahrenskosten.