Rechnungen schreiben: Alle Pflichtangaben für DE, AT und CH

Eine fehlerhafte Rechnung kann teuer werden — der Auftraggeber kann die Vorsteuer nicht geltend machen, und du kannst im Zweifel nachgebessert werden müssen. Hier sind alle Pflichtangaben — länderspezifisch und verständlich.

Deutschland 🇩🇪: Pflichtangaben nach UStG

Laut § 14 UStG muss jede Rechnung über 250 € diese Angaben enthalten:

Basis-Pflichtangaben (jede Rechnung)

Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, muss sich nicht auf 0001 zurücksetzen)
Menge und Art der gelieferten Waren / Umfang und Art der Dienstleistung
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung (oder "Leistungszeitraum")
Entgelt (Nettobetrag)
Steuersatz (19% oder 7% Regelsteuersatz)
Steuerbetrag (der berechnete USt-Betrag)
Bruttobetrag (Netto + USt)

Bei Kleinunternehmern

Anstatt Steuersatz und -betrag muss folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:

"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Kleinbetragsrechnung (bis 250 € Brutto)

Für Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Anforderungen:

Name und Anschrift des Ausstellers
Datum
Beschreibung der Leistung
Bruttobetrag
Steuersatz (19% oder 7%)

Musterrechnung Deutschland

Max Mustermann
Musterstraße 1
10115 Berlin
Steuernummer: 123/456/78901

Rechnung Nr. 2026-042

An:
Beispiel GmbH
Beispielstraße 5
80333 München

Leistungsdatum: 15. Mai 2026
Rechnungsdatum: 20. Mai 2026

Position 1: Webentwicklung Mai 2026
20 Stunden × 90,00 €                    1.800,00 €

Nettobetrag:                             1.800,00 €
Umsatzsteuer (19%):                        342,00 €
Rechnungsbetrag (brutto):               2.142,00 €

Zahlungsziel: 14 Tage netto
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90

Österreich 🇦🇹: Pflichtangaben nach UStG AT

Rechnungen bis 400 € (Kleinbetragsrechnung)

Name und Anschrift des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Beschreibung der Leistung
Entgelt + Steuerbetrag oder Bruttobetrag + Steuersatz

Rechnungen über 400 €

Name und Anschrift Aussteller + Empfänger
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
UID-Nummer (USt-Identifikationsnummer) des Ausstellers — ab 10.000 € Rechnungsbetrag auch die UID des Empfängers
Menge und Beschreibung der Leistung
Leistungszeitraum
Nettobetrag + Steuersatz + Steuerbetrag (oder Bruttobetrag + Steuersatz)

Kleinunternehmer Österreich

"Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"

UID-Nummer beantragen

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) beantragst du beim Finanzamt. Wichtig für B2B-Geschäfte, besonders im EU-Ausland.

Schweiz 🇨🇭: Pflichtangaben nach MWSTG

In der Schweiz sind die Anforderungen weniger streng als in DE/AT — aber bei MWST-Pflicht gelten klare Regeln.

Ohne MWST-Pflicht (unter CHF 100.000 Umsatz)

Keine gesetzlichen Mindestangaben für die Rechnung — aber aus Professionalitätsgründen empfohlen:

Name und Adresse beider Parteien
Datum
Beschreibung der Leistung
Betrag

Mit MWST-Pflicht

Name und Adresse Aussteller + Empfänger
Datum
MWST-Nummer des Ausstellers (Format: CHE-123.456.789 MWST)
Beschreibung der Leistung
Entgelt + Steuersatz + Steuerbetrag
Bruttobetrag

MWST-Sätze Schweiz 2026:

Normalsatz: 8,1%
Sondersatz Beherbergung: 3,8%
Reduzierter Satz: 2,6% (Lebensmittel, Medikamente, Bücher etc.)

Häufige Fehler auf Rechnungen

Rechnungsnummer nicht fortlaufend: Lücken sind erlaubt (z.B. wenn eine Rechnung storniert wurde), aber die Nummern müssen eindeutig sein.
Leistungsdatum vergessen: Das Ausstellungsdatum der Rechnung ≠ Leistungsdatum. Beide müssen drauf.
Falsche Steuernummer: Steuernummer (vom Finanzamt) und USt-ID (für EU-Geschäfte) sind verschiedene Nummern.
Keine Bankverbindung: Nicht gesetzlich Pflicht — aber ohne IBAN zahlt niemand.
Kleinunternehmer-Hinweis fehlt: Ohne diesen Hinweis kann der Empfänger Vorsteuer ziehen und du musst USt nachzahlen.

Rechnungsprogramme

Für professionelle Rechnungen empfehlen wir:

sevdesk: Automatische Pflichtangaben, rechtssicher, für DE und AT
lexoffice: Sehr nutzerfreundlich, DATEV-kompatibel
Bexio: Ideal für die Schweiz, MWST-konform
Kontist: Rechnungen + Banking in einem

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen müssen aufbewahrt werden:

Deutschland: 10 Jahre
Österreich: 7 Jahre
Schweiz: 10 Jahre

Digitale Archivierung ist in allen drei Ländern erlaubt — aber die Unveränderlichkeit muss sichergestellt sein.

Fazit

Korrekte Rechnungen sind kein Luxus — sie sind Pflicht und schützen dich vor Nachforderungen. Nutze eine Rechnungssoftware, die automatisch alle Pflichtangaben einfügt, und archiviere alles digital.

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Häufige Fragen

Muss meine Rechnungsnummer bei 1 anfangen und lückenlos sein?

Sie muss einmalig und fortlaufend sein, aber nicht bei 0001 beginnen und sich auch nicht jedes Jahr zurücksetzen. Erlaubt sind Nummernkreise nach Jahr, Kunde oder Projekt — solange keine Nummer doppelt vergeben wird und das System nachvollziehbar bleibt.

Welche Angaben braucht eine Rechnung bis 250 Euro?

Für Kleinbetragsrechnungen reichen Name und Anschrift des Ausstellers, das Datum, die Beschreibung der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Empfängerdaten, Rechnungsnummer und der getrennte Steuerausweis dürfen entfallen.

Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Alle üblichen Angaben, aber ohne Steuersatz und Steuerbetrag — stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung, in Deutschland üblicherweise „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt.

Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?

Dein Auftraggeber kann die Vorsteuer nicht ziehen und wird die Rechnung zurückschicken. Korrigieren darfst du sie, allerdings nicht durch Überschreiben: Du stellst entweder eine berichtigte Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche aus oder stornierst und stellst neu.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Für verbindliche Auskunft wende dich an einen Steuerberater.

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