Rechnungen schreiben: Alle Pflichtangaben für DE, AT und CH

Eine fehlerhafte Rechnung kann teuer werden — der Auftraggeber kann die Vorsteuer nicht geltend machen, und du kannst im Zweifel nachgebessert werden müssen. Hier sind alle Pflichtangaben — länderspezifisch und verständlich.

Deutschland 🇩🇪: Pflichtangaben nach UStG

Laut § 14 UStG muss jede Rechnung über 250 € diese Angaben enthalten:

Basis-Pflichtangaben (jede Rechnung)

Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, muss sich nicht auf 0001 zurücksetzen)
Menge und Art der gelieferten Waren / Umfang und Art der Dienstleistung
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung (oder "Leistungszeitraum")
Entgelt (Nettobetrag)
Steuersatz (19% oder 7% Regelsteuersatz)
Steuerbetrag (der berechnete USt-Betrag)
Bruttobetrag (Netto + USt)

Bei Kleinunternehmern

Anstatt Steuersatz und -betrag muss folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:

"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Kleinbetragsrechnung (bis 250 € Brutto)

Für Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Anforderungen:

Name und Anschrift des Ausstellers
Datum
Beschreibung der Leistung
Bruttobetrag
Steuersatz (19% oder 7%)

Musterrechnung Deutschland

Max Mustermann
Musterstraße 1
10115 Berlin
Steuernummer: 123/456/78901

Rechnung Nr. 2026-042

An:
Beispiel GmbH
Beispielstraße 5
80333 München

Leistungsdatum: 15. Mai 2026
Rechnungsdatum: 20. Mai 2026

Position 1: Webentwicklung Mai 2026
20 Stunden × 90,00 €                    1.800,00 €

Nettobetrag:                             1.800,00 €
Umsatzsteuer (19%):                        342,00 €
Rechnungsbetrag (brutto):               2.142,00 €

Zahlungsziel: 14 Tage netto
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90

Österreich 🇦🇹: Pflichtangaben nach UStG AT

Rechnungen bis 400 € (Kleinbetragsrechnung)

Name und Anschrift des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Beschreibung der Leistung
Entgelt + Steuerbetrag oder Bruttobetrag + Steuersatz

Rechnungen über 400 €

Name und Anschrift Aussteller + Empfänger
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
UID-Nummer (USt-Identifikationsnummer) des Ausstellers — ab 10.000 € Rechnungsbetrag auch die UID des Empfängers
Menge und Beschreibung der Leistung
Leistungszeitraum
Nettobetrag + Steuersatz + Steuerbetrag (oder Bruttobetrag + Steuersatz)

Kleinunternehmer Österreich

"Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"

UID-Nummer beantragen

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) beantragst du beim Finanzamt. Wichtig für B2B-Geschäfte, besonders im EU-Ausland.

Schweiz 🇨🇭: Pflichtangaben nach MWSTG

In der Schweiz sind die Anforderungen weniger streng als in DE/AT — aber bei MWST-Pflicht gelten klare Regeln.

Ohne MWST-Pflicht (unter CHF 100.000 Umsatz)

Keine gesetzlichen Mindestangaben für die Rechnung — aber aus Professionalitätsgründen empfohlen:

Name und Adresse beider Parteien
Datum
Beschreibung der Leistung
Betrag

Mit MWST-Pflicht

Name und Adresse Aussteller + Empfänger
Datum
MWST-Nummer des Ausstellers (Format: CHE-123.456.789 MWST)
Beschreibung der Leistung
Entgelt + Steuersatz + Steuerbetrag
Bruttobetrag

MWST-Sätze Schweiz 2026:

Normalsatz: 8,1%
Sondersatz Beherbergung: 3,8%
Reduzierter Satz: 2,6% (Lebensmittel, Medikamente, Bücher etc.)

Häufige Fehler auf Rechnungen

Rechnungsnummer nicht fortlaufend: Lücken sind erlaubt (z.B. wenn eine Rechnung storniert wurde), aber die Nummern müssen eindeutig sein.
Leistungsdatum vergessen: Das Ausstellungsdatum der Rechnung ≠ Leistungsdatum. Beide müssen drauf.
Falsche Steuernummer: Steuernummer (vom Finanzamt) und USt-ID (für EU-Geschäfte) sind verschiedene Nummern.
Keine Bankverbindung: Nicht gesetzlich Pflicht — aber ohne IBAN zahlt niemand.
Kleinunternehmer-Hinweis fehlt: Ohne diesen Hinweis kann der Empfänger Vorsteuer ziehen und du musst USt nachzahlen.

Rechnungsprogramme

Für professionelle Rechnungen empfehlen wir:

sevdesk: Automatische Pflichtangaben, rechtssicher, für DE und AT
lexoffice: Sehr nutzerfreundlich, DATEV-kompatibel
Bexio: Ideal für die Schweiz, MWST-konform
Kontist: Rechnungen + Banking in einem

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen müssen aufbewahrt werden:

Deutschland: 10 Jahre
Österreich: 7 Jahre
Schweiz: 10 Jahre

Digitale Archivierung ist in allen drei Ländern erlaubt — aber die Unveränderlichkeit muss sichergestellt sein.

Fazit

Korrekte Rechnungen sind kein Luxus — sie sind Pflicht und schützen dich vor Nachforderungen. Nutze eine Rechnungssoftware, die automatisch alle Pflichtangaben einfügt, und archiviere alles digital.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Für verbindliche Auskunft wende dich an einen Steuerberater.