E-Rechnung Österreich: Pflicht an den Bund, USP und PEPPOL

E-Rechnung in Österreich: Worum es wirklich geht

Wenn du in Österreich für eine Bundesdienststelle arbeitest, reicht eine PDF-Rechnung per Mail nicht. Der Bund nimmt ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen an, eingebracht über das Unternehmensserviceportal oder PEPPOL. Dieser Artikel zeigt dir, was als E-Rechnung zählt, wo die Pflicht endet und wie der Ablauf in der Praxis aussieht.

Wo die Pflicht gilt: Rechnungen an den Bund

Vertragspartner des Bundes müssen ihre Rechnungen elektronisch und strukturiert einbringen. Das betrifft Leistungen an Bundesdienststellen — also Ministerien und nachgeordnete Stellen des Bundes. Die zentrale Anlaufstelle dafür ist e-Rechnung.gv.at, erreichbar über das Unternehmensserviceportal (USP).

Wichtig für die Abgrenzung: Diese Pflicht ist an den Auftraggeber gebunden, nicht an deine Betriebsgröße. Auch wer als Ein-Personen-Unternehmen eine einzige Rechnung an eine Bundesdienststelle stellt, muss den Weg über das USP oder PEPPOL gehen. Länder, Gemeinden und ausgegliederte Rechtsträger haben eigene Regelungen — dort musst du im Einzelfall fragen, welches Format akzeptiert wird.

Ob und ab wann darüber hinaus weitere Empfängergruppen erfasst sind, ändert sich immer wieder. Verlass dich für Fristen und den aktuellen Anwendungsbereich nicht auf Blogartikel, sondern auf die offizielle Information unter usp.gv.at.

Strukturierte E-Rechnung versus PDF

Der häufigste Irrtum: Eine als PDF verschickte Rechnung sei eine E-Rechnung. Ist sie nicht. Maßgeblich ist, ob die Rechnungsdaten maschinell auslesbar und automatisiert verarbeitbar sind.

ebInterface ist das in Österreich etablierte XML-Format, das von den meisten heimischen Buchhaltungsprogrammen unterstützt wird. PEPPOL BIS Billing ist der europäische Standard und läuft über das PEPPOL-Netzwerk, in dem jeder Empfänger eine eindeutige Teilnehmerkennung hat. Beide erfüllen die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung; welches du nutzt, hängt vor allem davon ab, was deine Software kann.

Was im B2B-Bereich gilt

Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine allgemeine Verpflichtung, strukturierte E-Rechnungen zu versenden. Eine elektronische Rechnung an ein anderes Unternehmen ist umsatzsteuerlich anerkannt, wenn dein Kunde damit einverstanden ist — das Einverständnis kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Kunde die Rechnung widerspruchslos bezahlt.

Inhaltlich ändert sich durch das Format nichts: Die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz gelten für E-Rechnungen genauso wie für Papier. Welche Angaben das sind, findest du im Detail unter Rechnungen richtig schreiben. Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, weist du keine Umsatzsteuer aus und brauchst den entsprechenden Hinweis auf der Rechnung — ob du darunter fällst, prüfst du mit dem Kleinunternehmer-Rechner.

Nicht mit Deutschland verwechseln

In Deutschland läuft seit 2025 eine eigene, schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich, mit eigenen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD) und eigenen Übergangsfristen. Diese deutschen Regeln gelten in Österreich nicht — und umgekehrt.

Praktisch relevant wird das, wenn du grenzüberschreitend arbeitest: Stellst du als österreichisches Unternehmen eine Rechnung an einen deutschen Geschäftskunden, richtet sich die Frage nach dem Format nach den Anforderungen deines Kunden. Einen Überblick über die deutsche Seite gibt der Artikel zur E-Rechnungspflicht. Was du bei grenzüberschreitenden Leistungen umsatzsteuerlich beachten musst, rechnest du am besten mit dem Umsatzsteuer-Rechner durch.

Beispiel: Rechnung an eine Bundesdienststelle

Angenommen, du hast als IT-Dienstleister für ein Bundesministerium eine Datenbankmigration umgesetzt. Honorar 3.500 € netto, Normalsteuersatz 20 %.

So läuft die Einbringung:

1. USP-Zugang anlegen. Registrierung am Unternehmensserviceportal, danach den Service e-Rechnung an den Bund freischalten.
2. Auftragsdaten beschaffen. Vom Auftraggeber brauchst du die Lieferantennummer und die Auftragsreferenz. Ohne diese Angaben wird die Rechnung abgewiesen.
3. Format wählen. Entweder du erzeugst ebInterface oder PEPPOL BIS aus deinem Rechnungsprogramm, oder du nutzt bei geringem Rechnungsvolumen das Online-Formular im USP.
4. Einbringen. Upload über das USP-Formular, per Webservice aus der Software heraus oder über das PEPPOL-Netzwerk.
5. Rückmeldung prüfen. Du erhältst eine Bestätigung über Annahme oder Ablehnung. Bei Ablehnung korrigierst du die Daten und bringst erneut ein — die Zahlungsfrist beginnt erst mit erfolgreicher Annahme.

Die 700 € Umsatzsteuer meldest du unabhängig vom Rechnungsformat ganz normal in deiner Umsatzsteuervoranmeldung.

Aufbewahrung und Archivierung

Für E-Rechnungen gilt dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für alle Buchhaltungsunterlagen: sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei Grundstücken und in laufenden Verfahren können längere Fristen greifen.

Entscheidend ist, dass du das strukturierte Original aufbewahrst, also die XML-Datei — nicht nur eine daraus erzeugte PDF-Ansicht. Über die gesamte Frist müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein Ordner auf einem einzelnen Notebook erfüllt das in der Regel nicht; nutze eine Archivierung mit Backup oder die Archivfunktion deiner Buchhaltungssoftware.

Häufige Fehler

• PDF als E-Rechnung verschicken. Eine PDF-Datei ist elektronisch, aber nicht strukturiert. Für Bundesrechnungen wird sie nicht akzeptiert.
• Auftragsreferenz vergessen. Fehlende Lieferantennummer oder Auftragsreferenz ist der häufigste Ablehnungsgrund und verzögert deine Zahlung.
• Nur die PDF-Ansicht archivieren. Aufzubewahren ist die XML-Datei. Wer sie löscht, hat im Prüfungsfall kein Original.
• Deutsche und österreichische Regeln vermischen. XRechnung und ZUGFeRD sind deutsche Formate. In Österreich brauchst du ebInterface oder PEPPOL BIS.
• Registrierung zu spät starten. Die USP-Freischaltung braucht Zeit. Kläre sie vor der ersten Rechnung, nicht danach.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?

Wenn du an eine Bundesdienststelle lieferst: ja. Die Pflicht hängt am Empfänger, nicht an deinem Umsatz. Auf der Rechnung weist du dann keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung — das strukturierte Format bildet das ab.

Was kostet mich die Umstellung?

Wenn du wenige Rechnungen an den Bund stellst, reicht das kostenlose Online-Formular im USP. Bei höherem Volumen lohnt ein Rechnungsprogramm, das ebInterface oder PEPPOL direkt erzeugt — das ist bei gängigen Lösungen meist bereits enthalten.

Muss mein Kunde einer elektronischen Rechnung zustimmen?

Im B2B-Bereich ja, die Zustimmung kann aber formlos und auch stillschweigend erfolgen. Bei Rechnungen an den Bund entfällt die Frage, weil dort das elektronische Format ohnehin vorgeschrieben ist.

Wo finde ich verbindliche Fristen und Details?

Auf e-Rechnung.gv.at und im Unternehmensserviceportal. Dort stehen der aktuelle Anwendungsbereich, die technischen Spezifikationen und die Testmöglichkeiten. Bei Zweifeln zu deinem konkreten Auftrag frag direkt bei der auftraggebenden Dienststelle nach.