E-Rechnungspflicht 2026/2027: Was Kleinunternehmer jetzt tun müssen

E-Rechnung: das musst du 2026 wissen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im Geschäftskundenbereich (B2B). Das sorgt für viel Verunsicherung — vor allem bei Kleinunternehmern. Die gute Nachricht: Für dich ist weniger zu tun, als du denkst. Hier die Fakten.

Empfangen musst du — ausstellen meist nicht

Zwei Dinge sauber trennen:

• E-Rechnungen empfangen: Pflicht für alle — seit dem 1. Januar 2025. Auch als Kleinunternehmer musst du in der Lage sein, eine E-Rechnung von einem Geschäftspartner anzunehmen und zu verarbeiten. In der Praxis heißt das: ein funktionierendes E-Mail-Postfach genügt zum Empfang.
• E-Rechnungen ausstellen: Kleinunternehmer sind befreit. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde festgelegt, dass Kleinunternehmer auch nach den Übergangsfristen keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Du darfst weiterhin PDF oder Papier verschicken (der Empfänger muss allerdings zustimmen).

Was ist überhaupt eine „E-Rechnung"?

Wichtig: Eine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann — gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ZUGFeRD kombiniert PDF + eingebettete Daten). Nur diese strukturierten Formate erfüllen die Pflicht.

Die Fristen für Aussteller (Überblick)

Falls du später doch umsatzsteuerpflichtig wirst oder das Kleinunternehmer-Dasein verlässt, gelten diese Stufen für das Ausstellen:

Ob und wann du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist, prüfst du mit dem Kleinunternehmer-Rechner. Wie die Umsatzsteuer sonst funktioniert, zeigt der Umsatzsteuer-Rechner.

Was du jetzt konkret tun solltest

1. Empfang sicherstellen: ein E-Mail-Postfach, das du regelmäßig prüfst — reicht für den Anfang.
2. E-Rechnungen lesen können: ein kostenloser Viewer oder eine Buchhaltungs-Software, die XRechnung/ZUGFeRD anzeigt und archiviert.
3. Revisionssicher aufbewahren: E-Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden — ein Screenshot oder Ausdruck reicht nicht.
4. Optional vorbereiten: Wer wachsen will, stellt früher oder später ohnehin auf strukturierte Rechnungen um. Eine Software nimmt dir Empfang, Archivierung und (bei Bedarf) Ausstellung ab — eine Auswahl findest du auf unserer Empfehlungsseite.

Fazit

Als Kleinunternehmer bist du beim Ausstellen entlastet — du darfst weiter PDF/Papier nutzen. Pflicht ist nur, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können, und das seit 2025. Richte dir ein sauberes Postfach plus einen Viewer ein, dann bist du auf der sicheren Seite. Und prüfe mit dem Kleinunternehmer-Rechner, ob die Kleinunternehmer-Regelung für dich überhaupt noch passt.

Allgemeine Information zum Stand 2026, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen können sich ändern.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer davon dauerhaft befreit, auch nach Ablauf der Übergangsfristen. Du darfst weiterhin PDF oder Papier verschicken — der Empfänger muss dem allerdings zustimmen.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, und zwar seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen, Kleinunternehmer eingeschlossen. Praktisch genügt dafür ein funktionierendes E-Mail-Postfach, das du regelmäßig prüfst.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann — etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF gilt als sonstige Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird.

Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Im Originalformat und revisionssicher. Ein Ausdruck oder Screenshot genügt nicht, weil damit die strukturierten Daten verloren gehen. Ein Buchhaltungsprogramm oder ein Archivsystem, das XRechnung und ZUGFeRD speichert, löst das.