Tagessatz in Österreich berechnen: So geht die Kalkulation

Warum der Tagessatz mehr ist als ein Bauchgefühl

Viele Freelancer in Österreich nennen einen Tagessatz, den sie irgendwo aufgeschnappt haben, und wundern sich am Jahresende, warum am Konto nichts übrig bleibt. Dabei ist die Rechnung umkehrbar: Du startest bei dem Netto, das du zum Leben brauchst, und arbeitest dich rückwärts zum Tagessatz vor. In diesem Artikel gehst du diesen Weg einmal komplett durch, inklusive SVS, Steuer und der ernüchternden Frage, wie viele Tage im Jahr du überhaupt verrechnen kannst.

Die vier Bausteine deiner Kalkulation

Zwischen deinem Honorar und deinem privaten Konto liegen vier Blöcke. Wer einen davon vergisst, kalkuliert zu niedrig.

Der letzte Punkt ist der, den Umsteiger aus der Anstellung am meisten unterschätzen. Als Angestellter wirst du für 261 Werktage bezahlt. Als Selbstständiger verrechnest du einen deutlich kleineren Teil davon.

Was die SVS wirklich kostet

Die Sozialversicherung der Selbständigen zieht 2026 folgende Sätze von deiner Beitragsgrundlage ab: Krankenversicherung 6,8 Prozent, Pensionsversicherung 18,5 Prozent und Selbständigenvorsorge 1,53 Prozent. Dazu kommt die Unfallversicherung mit einem Fixbetrag von 155,40 Euro im Jahr. In Summe sind das 26,83 Prozent plus Fixbetrag.

Die Beitragsgrundlage ist im Kern dein Gewinn zuzüglich der im selben Jahr vorgeschriebenen SVS-Beiträge. Nach oben ist bei einer Höchstbeitragsgrundlage von 97.020 Euro Schluss, darüber steigen die Beiträge nicht weiter. Wenn du deine eigenen Werte durchspielen willst, nimm den SVS-Beitragsrechner und rechne mit einem realistischen Gewinn, nicht mit dem Wunschumsatz. Details zur Nachbemessung und zu den ersten Jahren findest du im Artikel zu den SVS-Beiträgen 2026.

Steuer: Gewinnfreibetrag nicht vergessen

Vom Gewinn darfst du zunächst den Gewinnfreibetrag abziehen. Er beträgt 15 Prozent des Gewinns. Bis 33.000 Euro Gewinn bekommst du ihn als Grundfreibetrag automatisch, ohne Investition, also maximal 4.950 Euro. Was darüber hinausgeht, ist der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag und setzt begünstigte Investitionen voraus.

Erst auf das, was danach übrig bleibt, greift die Einkommensteuer. Bis zum steuerfreien Grundbetrag von 13.539 Euro fällt keine an, darüber steigt der Satz stufenweise. Deinen individuellen Wert rechnest du am besten mit dem Einkommensteuer-Rechner für Österreich durch, weil der Durchschnittssatz stark davon abhängt, wo du landest.

Wie viele Tage kannst du überhaupt verrechnen?

Diese Tabelle ist der ehrliche Teil der Kalkulation. Die Werte sind Planungsannahmen, du kannst sie mit deinen eigenen Erfahrungswerten ersetzen.

Bei stark projektgetriebenen Tätigkeiten mit langen Vertragslaufzeiten kann der Anteil nicht verrechenbarer Zeit kleiner sein, bei Beratung mit ständigem Kundenwechsel eher größer. Rechne im Zweifel mit weniger Tagen, nicht mit mehr.

Beispielrechnung: von 45.000 Euro Netto zum Tagessatz

Ausgangspunkt ist ein gewünschtes Nettoeinkommen von 45.000 Euro im Jahr, also rund 3.750 Euro im Monat für private Ausgaben. Die Betriebskosten sind mit 12.000 Euro angesetzt. Für die Einkommensteuer wird eine durchschnittliche Belastung von 24 Prozent des zu versteuernden Einkommens angenommen. Das ist eine Rechenannahme, keine Zusage: dein tatsächlicher Wert kann darüber oder darunter liegen.

Jetzt der letzte Schritt: 91.000 Euro Umsatz geteilt durch 163 verrechenbare Tage ergibt rund 560 Euro Tagessatz. Bei acht Stunden entspricht das etwa 70 Euro pro Stunde. Wenn du lieber auf Stundenbasis anbietest, prüfe den Wert gegen den Stundensatz-Rechner, und für die Systematik dahinter lohnt der allgemeine Artikel zum Tagessatz berechnen.

Verschiebe einzelne Annahmen und du siehst sofort, wie empfindlich die Rechnung ist. Fallen statt 163 nur 140 Tage an, brauchst du bei gleichem Ziel schon rund 650 Euro pro Tag.

Marktübliche Bandbreiten realistisch einordnen

Es gibt keinen einheitlichen Marktpreis. Die Spanne hängt an der Branche, an der Seniorität, an der Region und daran, ob du direkt beim Endkunden oder über einen Vermittler arbeitest. Grobe Orientierung:

• Regulierte oder haftungsintensive Themen und spezialisierte Nischen liegen deutlich über dem Durchschnitt.
• Klassische Umsetzungsleistungen ohne Spezialisierung liegen darunter, weil sie leicht vergleichbar sind.
• Über Personalvermittler bleibt typischerweise weniger bei dir, weil eine Marge abgeht.
• Öffentliche Auftraggeber zahlen oft nach fixen Rahmenverträgen, dafür planbarer und langfristiger.

Nutze deine berechnete Untergrenze als Verhandlungsbasis. Wenn der Markt sie nicht hergibt, ist das ein Signal für Positionierung oder Kostenstruktur, nicht für einen Rabatt.

Häufige Fehler

Der klassische Fehler ist die Rechnung mit 220 Arbeitstagen. Damit kalkulierst du dir den Urlaub und die gesamte unbezahlte Verwaltungszeit weg. Ebenso häufig: Die SVS wird nur mit der Krankenversicherung angesetzt, obwohl die Pensionsversicherung mit 18,5 Prozent der größere Brocken ist.

Der dritte Fehler betrifft das Timing. In den ersten Jahren rechnet die SVS mit vorläufigen Beitragsgrundlagen und bemessen später nach. Wer die Differenz nicht zurücklegt, bekommt zwei Jahre später eine Nachzahlung, die den Cashflow zerlegt. Leg von jedem Honorar konsequent einen Anteil für SVS und Steuer beiseite, bevor du über dein Nettoeinkommen nachdenkst.

Und: Rabatte auf den Tagessatz wirken direkt auf den Gewinn. Zehn Prozent Nachlass sind bei dieser Kostenstruktur nicht zehn Prozent weniger Gewinn, sondern deutlich mehr, weil deine Fixkosten unverändert bleiben.

Häufige Fragen

Ist ein Tagessatz immer acht Stunden?

Nein, und genau darüber entstehen Konflikte. Halte im Angebot fest, wie viele Stunden ein Tag umfasst und was bei Überschreitung passiert. Üblich sind acht Stunden mit Regelung für Mehrstunden, manchmal auch Personentage ohne feste Stundenzahl. Schreib es hin, sonst wird es teuer.

Muss ich Umsatzsteuer auf den Tagessatz aufschlagen?

Wenn du nicht Kleinunternehmer bist, ja. Der Tagessatz ist dann netto und du weist 20 Prozent Umsatzsteuer zusätzlich aus. Bei Geschäftskunden ist das durchlaufender Posten, bei Privatkunden macht es dein Angebot faktisch teurer. Kläre das vor der Preisverhandlung, nicht danach.

Wie oft sollte ich den Tagessatz überprüfen?

Mindestens einmal im Jahr, am besten zusammen mit der Steuererklärung, weil du dann echte Zahlen zu Umsatz, Kosten und tatsächlich verrechneten Tagen hast. Wenn sich Beitragssätze, Kosten oder dein Leistungsspektrum ändern, rechne sofort nach statt am Jahresende.

Was ist mit Reisezeit und Nebenkosten?

Reisezeit ist Arbeitszeit, die du nicht anderweitig verkaufen kannst. Entweder du verrechnest sie anteilig oder du schlägst eine Reisepauschale auf. Spesen, Fahrtkosten und Übernachtungen gehören separat in das Angebot, sonst zahlst du sie aus deinem Tagessatz.