Betriebsausgaben absetzen: Was Selbstständige wirklich abziehen können
Betriebsausgaben absetzen: Was Selbstständige wirklich abziehen können
Steuern sparen durch Betriebsausgaben — das klingt verlockend. Aber was ist wirklich absetzbar und was nicht? Hier ist die vollständige, ehrliche Liste — ohne Steuermythen.
Das Grundprinzip: Betriebliche Veranlassung
Eine Ausgabe ist absetzbar wenn sie betrieblich veranlasst ist — also für das Unternehmen notwendig oder sinnvoll. Private Ausgaben sind nicht absetzbar, auch wenn man sie gerne absetzen würde.
Grauzone: Gemischt genutzte Gegenstände (z.B. ein Laptop der auch privat genutzt wird) können anteilig abgesetzt werden — typischerweise 50–80% betrieblich.
Die komplette Liste der Betriebsausgaben
1. Büro und Arbeitsmittel
| Ausgabe | Absetzbar | Hinweis |
|---|---|---|
| Büro-/Coworking-Miete | ✅ 100% | Vertrag erforderlich |
| Arbeitszimmer zu Hause DE | ✅ Pauschal 1.260 €/Jahr oder anteilig | Muss vorrangig beruflich genutzt sein |
| Schreibtisch, Stuhl, Regale | ✅ 100% oder anteilig | Unter 800 € netto: Sofortabschreibung |
| Büromaterial (Papier, Stifte etc.) | ✅ 100% | Belege aufbewahren |
2. Hardware und Software
| Ausgabe | Absetzbar | Hinweis |
|---|---|---|
| Laptop / Computer | ✅ 100% (bei ausschließl. beruflicher Nutzung) oder anteilig | Über 800 € netto: Abschreibung über 3 Jahre |
| Smartphone (beruflich) | ✅ Anteilig (50–80%) | Gemischte Nutzung |
| Software-Abonnements | ✅ 100% | Adobe, Office, Buchhaltung etc. |
| Domains und Hosting | ✅ 100% | |
| SaaS-Tools | ✅ 100% | Slack, Zoom, Notion etc. |
3. Fahrtkosten
Deutschland:
- Eigenes Fahrzeug: 0,30 €/km (Pendlerpauschale) oder tatsächliche Kosten
- Öffentliche Verkehrsmittel: 100% der tatsächlichen Kosten
- Firmenwagen: Komplexe Regelung (1%-Methode oder Fahrtenbuch)
Österreich: 0,42 €/km (amtliches Kilometergeld 2026)
Schweiz: 0,70 CHF/km (auto-ähnliches Fahrzeug)
Wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gelten anders als Kundenbesuche!
4. Telefon und Internet
- Telefon: 50–80% des Mobilfunks absetzbar (gemischte Nutzung)
- Internet: 50–80% des privaten Anschlusses, 100% des Geschäftsanschlusses
- Zweite SIM-Karte nur beruflich: 100%
5. Werbung und Marketing
| Ausgabe | Absetzbar |
|---|---|
| Website-Erstellung | ✅ 100% |
| Google Ads, Facebook Ads | ✅ 100% |
| Visitenkarten, Flyer | ✅ 100% |
| Fotoshooting (beruflich) | ✅ 100% |
| SEO-Tools | ✅ 100% |
| Werbegeschenke | ✅ bis 35 €/Empfänger (DE) |
6. Weiterbildung und Fachliteratur
- Kurse, Seminare, Workshops: 100% — wenn beruflich relevant
- Fachliteratur, Fachzeitschriften: 100%
- Online-Kurse (Udemy, LinkedIn Learning etc.): 100%
- Konferenzen: 100% (Teilnahmegebühr, Reise, Unterkunft)
Graubereich: Ein allgemeines "Persönlichkeitsentwicklungs"-Seminar ist schwerer absetzbar als ein spezifischer Fachlehrgang.
7. Versicherungen (berufliche)
- Berufshaftpflicht: ✅ 100%
- Betriebshaftpflicht: ✅ 100%
- Rechtsschutzversicherung (beruflich): ✅ 100%
- Krankenversicherung (DE): ✅ als Sonderausgabe absetzbar
- Berufsunfähigkeit: ✅ Teilweise absetzbar
Nicht absetzbar: Private Lebensversicherung, private Unfallversicherung
8. Bankgebühren
- Geschäftskonto-Gebühren: ✅ 100%
- Überweisungsgebühren: ✅ 100%
- PayPal-Gebühren (beruflich): ✅ 100%
- Zinsen für Betriebskredite: ✅ 100%
9. Bewirtungskosten
| Situation | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Geschäftsessen mit Kunden | ✅ 70% absetzbar | ✅ 50% absetzbar |
| Mitarbeiter-Bewirtung | ✅ 100% | ✅ 100% |
| Selbst essen (allein) | ❌ Nicht absetzbar | ❌ Nicht absetzbar |
Pflicht: Bewirtungsbeleg mit Name der Gäste, Anlass, Betrag und Datum.
10. Personalkosten
- Freie Mitarbeiter / Subunternehmer: ✅ 100%
- Minijobber: ✅ 100% inkl. Arbeitgeberanteile
- Steuerberater-Honorar: ✅ 100%
- Buchhalter: ✅ 100%
Was ist NICHT absetzbar?
- Kleidung (außer typischer Berufskleidung wie Arbeitsschuhe, Uniform)
- Alltägliche Mahlzeiten (auch wenn man arbeitet)
- Haushaltsgegenstände (Kaffeemaschine für zu Hause: nein — außer ausschließlich im Arbeitszimmer)
- Private Reisen die man "beruflich begründet"
- Steuern (Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag)
Dokumentation: So machst du es richtig
- Jeden Beleg aufbewahren — digital oder physisch
- Verwendungszweck notieren — auf der Quittung oder in der Buchhaltungssoftware
- Gemischt genutzte Gegenstände: Schätze den beruflichen Anteil realistisch
- Fahrten dokumentieren: Fahrtenbuch oder zumindest Excel-Liste mit Datum, Ziel, km, Zweck
Abschreibungen (AfA)
Gegenstände über 800 € (netto, DE) werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben:
| Gegenstand | Nutzungsdauer |
|---|---|
| Computer / Laptop | 3 Jahre |
| Büromöbel | 13 Jahre |
| PKW (privat/beruflich) | 6 Jahre |
| Smartphone | 5 Jahre |
Sofortabschreibung bis 800 € netto (DE) — bis zu diesem Betrag kannst du im Jahr des Kaufs vollständig abschreiben.
Fazit
Wer seine Betriebsausgaben konsequent dokumentiert und korrekt bucht, spart erheblich Steuern. Die wichtigste Regel: Beleg aufbewahren, Zweck notieren, realistisch schätzen. Im Zweifel lieber etwas weglassen als riskieren.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Die steuerliche Absetzbarkeit im Einzelfall bitte mit einem Steuerberater klären.