Betriebsausgaben absetzen: Was Selbstständige wirklich abziehen können

Betriebsausgaben absetzen: Was Selbstständige wirklich abziehen können

Steuern sparen durch Betriebsausgaben — das klingt verlockend. Aber was ist wirklich absetzbar und was nicht? Hier ist die vollständige, ehrliche Liste — ohne Steuermythen.

Das Grundprinzip: Betriebliche Veranlassung

Eine Ausgabe ist absetzbar wenn sie betrieblich veranlasst ist — also für das Unternehmen notwendig oder sinnvoll. Private Ausgaben sind nicht absetzbar, auch wenn man sie gerne absetzen würde.

Grauzone: Gemischt genutzte Gegenstände (z.B. ein Laptop der auch privat genutzt wird) können anteilig abgesetzt werden — typischerweise 50–80% betrieblich.

Die komplette Liste der Betriebsausgaben

1. Büro und Arbeitsmittel

2. Hardware und Software

3. Fahrtkosten

Deutschland:

• Eigenes Fahrzeug: 0,30 €/km (Pendlerpauschale) oder tatsächliche Kosten
• Öffentliche Verkehrsmittel: 100% der tatsächlichen Kosten
• Firmenwagen: Komplexe Regelung (1%-Methode oder Fahrtenbuch)

Österreich: 0,42 €/km (amtliches Kilometergeld 2026)

Schweiz: 0,70 CHF/km (auto-ähnliches Fahrzeug)

Wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gelten anders als Kundenbesuche!

4. Telefon und Internet

• Telefon: 50–80% des Mobilfunks absetzbar (gemischte Nutzung)
• Internet: 50–80% des privaten Anschlusses, 100% des Geschäftsanschlusses
• Zweite SIM-Karte nur beruflich: 100%

5. Werbung und Marketing

6. Weiterbildung und Fachliteratur

• Kurse, Seminare, Workshops: 100% — wenn beruflich relevant
• Fachliteratur, Fachzeitschriften: 100%
• Online-Kurse (Udemy, LinkedIn Learning etc.): 100%
• Konferenzen: 100% (Teilnahmegebühr, Reise, Unterkunft)

Graubereich: Ein allgemeines "Persönlichkeitsentwicklungs"-Seminar ist schwerer absetzbar als ein spezifischer Fachlehrgang.

7. Versicherungen (berufliche)

• Berufshaftpflicht: ✅ 100%
• Betriebshaftpflicht: ✅ 100%
• Rechtsschutzversicherung (beruflich): ✅ 100%
• Krankenversicherung (DE): ✅ als Sonderausgabe absetzbar
• Berufsunfähigkeit: ✅ Teilweise absetzbar

Nicht absetzbar: Private Lebensversicherung, private Unfallversicherung

8. Bankgebühren

• Geschäftskonto-Gebühren: ✅ 100%
• Überweisungsgebühren: ✅ 100%
• PayPal-Gebühren (beruflich): ✅ 100%
• Zinsen für Betriebskredite: ✅ 100%

9. Bewirtungskosten

Pflicht: Bewirtungsbeleg mit Name der Gäste, Anlass, Betrag und Datum.

10. Personalkosten

• Freie Mitarbeiter / Subunternehmer: ✅ 100%
• Minijobber: ✅ 100% inkl. Arbeitgeberanteile
• Steuerberater-Honorar: ✅ 100%
• Buchhalter: ✅ 100%

Was ist NICHT absetzbar?

• Kleidung (außer typischer Berufskleidung wie Arbeitsschuhe, Uniform)
• Alltägliche Mahlzeiten (auch wenn man arbeitet)
• Haushaltsgegenstände (Kaffeemaschine für zu Hause: nein — außer ausschließlich im Arbeitszimmer)
• Private Reisen die man "beruflich begründet"
• Steuern (Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag)

Dokumentation: So machst du es richtig

1. Jeden Beleg aufbewahren — digital oder physisch
2. Verwendungszweck notieren — auf der Quittung oder in der Buchhaltungssoftware
3. Gemischt genutzte Gegenstände: Schätze den beruflichen Anteil realistisch
4. Fahrten dokumentieren: Fahrtenbuch oder zumindest Excel-Liste mit Datum, Ziel, km, Zweck

Abschreibungen (AfA)

Gegenstände über 800 € (netto, DE) werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben:

Sofortabschreibung bis 800 € netto (DE) — bis zu diesem Betrag kannst du im Jahr des Kaufs vollständig abschreiben.

Fazit

Wer seine Betriebsausgaben konsequent dokumentiert und korrekt bucht, spart erheblich Steuern. Die wichtigste Regel: Beleg aufbewahren, Zweck notieren, realistisch schätzen. Im Zweifel lieber etwas weglassen als riskieren.

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Häufige Fragen

Was heißt „betrieblich veranlasst" genau?

Die Ausgabe muss für dein Unternehmen notwendig oder zumindest sinnvoll sein. Rein private Kosten sind nie absetzbar. Bei gemischt genutzten Dingen wie Laptop oder Handy ziehst du den betrieblichen Anteil ab — üblich sind je nach Nutzung 50 bis 80 Prozent, die du im Zweifel begründen können musst.

Ab welchem Betrag muss ich abschreiben statt sofort abzuziehen?

Bis 800 Euro netto kannst du eine Anschaffung im Jahr des Kaufs voll absetzen. Darüber wird über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Der Trick, eine teure Anschaffung künstlich in mehrere Rechnungen zu zerlegen, funktioniert nicht — maßgeblich ist das einheitliche Wirtschaftsgut.

Kann ich mein Arbeitszimmer absetzen?

In Deutschland gibt es die Jahrespauschale von 1.260 Euro, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner Tätigkeit bildet — alternativ die tatsächlichen anteiligen Kosten. Wer keinen eigenen Raum hat, nutzt stattdessen die Tagespauschale für Arbeitstage zu Hause.

Was ist der häufigste Fehler bei Betriebsausgaben?

Der fehlende Beleg. Ohne Nachweis wird die Ausgabe bei einer Prüfung gestrichen, egal wie plausibel sie ist. Zweithäufigster Fehler: private Anteile nicht herausrechnen — das fällt bei Handyverträgen, Fahrzeugen und Reisen regelmäßig auf.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Die steuerliche Absetzbarkeit im Einzelfall bitte mit einem Steuerberater klären.