Buchhaltung für Selbstständige: Was du wirklich brauchst

Buchhaltung ist für viele das ungeliebteste Thema der Selbstständigkeit. Dabei ist es für die meisten Einzelunternehmer erstaunlich einfach — wenn man weiß was man tun muss. Hier ist die ehrliche Anleitung.

EÜR oder doppelte Buchführung?

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) — die einfache Variante

Die EÜR ist für die meisten Selbstständigen ausreichend und Pflicht:

Wer darf EÜR machen:

Deutschland: Freiberufler und Gewerbetreibende bis 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn
Österreich: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) bis 700.000 € Umsatz
Schweiz: Einzelfirmen ohne Handelsregisterpflicht (unter CHF 100.000 Umsatz)

Prinzip: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Fertig.

Doppelte Buchführung — wann nötig?

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) immer
Einzelunternehmen ab bestimmten Größen (s. oben)
Freiwillig für bessere Transparenz

Empfehlung für Starter: EÜR. Einfach, günstig, reicht völlig.

Was muss ich aufzeichnen?

Pflichtaufzeichnungen (alle Länder)

Alle Einnahmen mit Datum, Betrag, Auftraggeber, Leistungsbeschreibung
Alle Ausgaben mit Datum, Betrag, Lieferant, Verwendungszweck
Belege aufbewahren — jede Quittung, jede Rechnung

Aufbewahrungsfristen

Land	Frist
Deutschland	10 Jahre (Bücher) / 6 Jahre (Handelsbriefe)
Österreich	7 Jahre
Schweiz	10 Jahre

Tipp: Digital archivieren ist erlaubt und empfohlen. Apps wie sevdesk, lexoffice oder Dext machen das Belegmanagement zum Kinderspiel.

Die besten Buchhaltungs-Tools für Selbstständige

sevdesk

Sehr beliebt in DE und AT
EÜR automatisch erstellt
Belegerfassung per Foto (App)
Rechnungsstellung integriert
Ab ca. 13 €/Monat

lexoffice

Deutsche Alternative zu sevdesk
Sehr nutzerfreundlich
DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
Ab ca. 19 €/Monat

Bexio (Schweiz)

Swiss-made, perfekt für CH
MWST-konforme Abrechnung
Angebotserstellung, Rechnungen, Buchhaltung in einem
Ab ca. CHF 29/Monat

Kontist (Deutschland)

Geschäftskonto + automatische Steuerrücklage
Zeigt dir in Echtzeit wie viel Steuern zurückgelegt werden sollten
Ideal für Freelancer die keine Überraschungen wollen

Rechnungen stellen: Was muss drauf?

Deutschland — Pflichtangaben auf Rechnungen

Vollständiger Name und Adresse (Aussteller + Empfänger)
Steuernummer oder USt-ID
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer (fortlaufend)
Leistungsdatum / -zeitraum
Leistungsbeschreibung
Nettobetrag + Steuersatz + Steuerbetrag + Bruttobetrag
Bei Kleinunternehmer: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet"

Österreich — Pflichtangaben

Ähnlich wie DE:

Name/Adresse Aussteller + Empfänger
Steuernummer / UID-Nummer (ab 10.000 € Rechnungsbetrag: UID Pflicht)
Rechnungsdatum + Leistungsdatum
Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung
Netto + USt-Satz + Brutto
Bei Kleinunternehmer: "Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG"

Schweiz — Pflichtangaben

Weniger streng:

Name/Adresse Aussteller + Empfänger
Datum
Leistungsbeschreibung + Betrag
MWST-Nummer falls MWST-pflichtig: Steuersatz + Steuerbetrag

Häufige Buchhaltungsfehler

Privatausgaben als Betriebsausgaben buchen: Nur was betrieblich veranlasst ist, gehört rein
Belege nicht aufbewahren: Ohne Beleg kein Abzug — das Finanzamt akzeptiert keine "Schätzungen"
Mischkonto führen: Privat und geschäftlich niemals mischen — eigenes Geschäftskonto!
Fahrten nicht dokumentieren: Fahrtenbuch oder pauschale Methode konsequent führen
Voranmeldungen vergessen: Fristen sind bindend — Verspätungen kosten Zuschläge

Was kostet ein Steuerberater?

Für viele Selbstständige lohnt sich ein Steuerberater ab ca. 30.000–40.000 € Jahresgewinn:

EÜR + Steuererklärung DE: 800–2.000 €/Jahr
Laufende Buchhaltung + Abschluss AT: 1.500–3.000 €/Jahr
Treuhänder CH: 1.500–4.000 €/Jahr

Der Steuerberater spart oft mehr als er kostet — durch optimale Nutzung von Abzügen und Gestaltungsmöglichkeiten.

Checkliste: Buchhaltung einrichten

Geschäftskonto eröffnen (Trennung privat/geschäftlich)
Buchhaltungssoftware wählen (sevdesk, lexoffice, Bexio)
Belegsystem einrichten (digital oder Ordner)
Rechnungsvorlage erstellen (mit allen Pflichtangaben)
Aufbewahrungsfristen kennen
Voranmeldungsfristen im Kalender eintragen
Steuerberater prüfen (lohnt es sich?)

Fazit

Gute Buchhaltung ist kein Hexenwerk — sie braucht nur Konsequenz. Ein gutes Tool und ein separates Geschäftskonto reichen für die meisten Selbstständigen völlig aus. Spare nicht an der falschen Stelle: Ordentliche Aufzeichnungen retten dir im Zweifelsfall bares Geld.

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Häufige Fragen

Reicht mir die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Für die meisten Einzelunternehmer ja. In Deutschland darfst du die EÜR machen, solange du unter 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn bleibst. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG müssen dagegen immer doppelt buchführen, unabhängig von der Größe.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

In Deutschland und der Schweiz zehn Jahre, in Österreich sieben. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde. Digitale Archivierung ist erlaubt — wichtig ist, dass die Belege unveränderbar und lesbar bleiben.

Was muss ich mindestens aufzeichnen?

Jede Einnahme und jede Ausgabe mit Datum, Betrag, Geschäftspartner und Leistungsbeschreibung — plus den zugehörigen Beleg. Ohne Beleg keine Betriebsausgabe: Das ist der häufigste Grund, warum bei einer Prüfung Kosten gestrichen werden.

Brauche ich ein Buchhaltungsprogramm?

Zwingend nicht, eine saubere Tabelle genügt am Anfang. Sobald aber regelmäßig Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und Belege zusammenkommen, spart ein Programm mehr Zeit als es kostet — vor allem durch die Belegerfassung per Foto und die automatische EÜR.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Für individuelle Buchhaltungsfragen empfehlen wir einen Steuerberater oder Treuhänder.

Buchhaltung für Selbstständige: Was du wirklich brauchst